Microsoft Office 365 jest obecnie najpopularniejszym pakietem aplikacji produktywnościowych – dlatego warto wspomnieć o najczęstszych problemach związanych z Office 365. Microsoft 365 oferuje najbardziej niezawodne rozwiązania poprawiające produktywność zespołu, przechowywanie danych oraz komunikację. Nie oznacza to jednak, że problemy z Office 365 nie mogą wystąpić. Ważne jest, aby pamiętać, że nie wszystkie problemy są spowodowane błędami lub nieodpowiednim kodowaniem po stronie dostawcy. Bardziej prawdopodobnym scenariuszem jest to, że problem z Office 365 występuje i może być rozwiązany po stronie klienta.
Problemy mogą również wynikać z nieprawidłowych uprawnień konta, co może wpływać na dostęp do różnych funkcji Office 365. W tym artykule omówię niektóre z najczęstszych problemów z Office 365 i jak można je rozwiązać.
Najczęstsze problemy z Microsoft Office 365
Problem z Microsoft Office 365 nr 1 – Problemy z logowaniem
Podczas próby zalogowania się do konta Office 365, możesz napotkać problem z logowaniem. Zwykle występuje on, gdy wpiszesz błędne dane logowania, co skutkuje wyświetleniem komunikatu o błędzie:
„Nie możemy rozpoznać tego identyfikatora użytkownika lub hasła”
Istnieje szansa, że wprowadziłeś niewłaściwą nazwę użytkownika lub hasło. Sprawdź, czy CAPSLOCK jest włączony, i sprawdź pisownię hasła, które próbujesz wprowadzić. Ponieważ hasła są wrażliwe na małe zmiany, nie powinieneś kopiować swoich haseł z innych miejsc (np. plików tekstowych, rozmów w Skype), zamiast tego spróbuj wprowadzić je ręcznie.
Inną możliwą przyczyną jest to, że administrator zmienił hasło, nie informując Cię o tym. Powinieneś poprosić go o podanie danych logowania, które umożliwią Ci zalogowanie się.
Jak rozwiązać ten problem za pomocą formularza odzyskiwania konta Microsoft?
Jeśli próbowałeś wprowadzić swoje dane logowania, i to się nie udało, nawet po sprawdzeniu poprawności każdej litery, nie trać nadziei, nadal możesz odzyskać dostęp do swojego konta. Możesz spróbować zresetować swoje hasło.
- Jeśli korzystasz z konta służbowego lub szkolnego, przejdź na stronę: https://passwordreset.microsoftonline.com.
- Jeśli korzystasz z osobistego konta Microsoft, przejdź na stronę: https://account.live.com/ResetPassword.aspx.
- Jeśli jesteś administratorem Office 365, możesz samodzielnie zmienić hasło, jeśli ustawiłeś alternatywny adres e-mail lub numer telefonu.
- Jeśli w Twojej organizacji jest wielu administratorów Office 365, możesz poprosić jednego z nich o zresetowanie hasła.
Ważne jest, aby pamiętać, że będziesz mógł samodzielnie zmienić swoje hasło, jeśli administrator w Twojej organizacji pozwala użytkownikom na zmianę haseł. Jeśli nie, strona resetowania hasła daje możliwość skontaktowania się z administratorem.
Dobrym rozwiązaniem, aby uniknąć problemów z logowaniem do Office 365, jest posiadanie e-maila odzyskiwania. E-mail odzyskiwania jest ustawiany podczas konfiguracji Office 365.
Jeśli spróbujesz wprowadzić błędne hasło zbyt wiele razy i nie skonfigurowałeś e-maila odzyskiwania, możesz zablokować dostęp do swojego konta. Jeśli to się stanie, musisz zweryfikować, że to konto należy do Ciebie, zanim będziesz mógł zmienić hasło, a żeby to zrobić, musisz wypełnić formularz odzyskiwania konta Microsoft.
Kiedy wypełniasz ten formularz, możesz zrobić kilka rzeczy, aby zwiększyć swoje szanse na odzyskanie konta:
- Spróbuj użyć komputera i adresu IP, którego zwykle używasz do logowania się na konto Office 365.
- Odpowiedz na jak najwięcej pytań, lepiej być blisko poprawnej odpowiedzi niż nie odpowiadać wcale.
- Podaj nowy adres e-mail do kontaktu.
- Wprowadź kod CAPTCHA.
Aby proces odzyskiwania był dostępny, musi być wyłączone uwierzytelnianie dwuskładnikowe. Jeśli jest włączone, poproś administratora o jego wyłączenie.
Problem z Office 365 nr 2 – Problemy z synchronizacją w Outlooku
Kiedy napotkasz problemy z Office 365 w Outlooku online, ta aplikacja staje się prawie całkowicie bezużyteczna. Dlatego ważne jest, aby wiedzieć, jak rozwiązać ewentualne problemy. Istnieje kilka rzeczy, które mogą się zdarzyć po stronie klienta w Outlooku.
Może wystąpić problem, że nie możesz wysyłać ani odbierać żadnych e-maili. W takim przypadku powinieneś sprawdzić swoje połączenie z serwerem pocztowym. Sprawdź ustawienia połączenia Outlooka. Sprawdź ustawienia POP3 i SMTP dla połączenia z serwerami poczty Microsoft. A jeśli używasz IMAP, sprawdź jego ustawienia.
Innym rozwiązaniem, które może zadziałać, jest po prostu usunięcie zsynchronizowanego konta z Outlooka i ponowne jego dodanie.
Problem z Office 365 nr 3 – Problemy z synchronizacją w aplikacjach Office
Kiedy otwierasz główne aplikacje produktywnościowe, takie jak Word i Excel, na głównej stronie powinny być widoczne wszystkie pliki, które ostatnio otworzyłeś. Kiedy tak się nie dzieje, to znak, że coś poszło nie tak.
Problemy z synchronizacją w Office 365 najczęściej występują w aplikacjach mobilnych Office. Kiedy chcesz kontynuować pracę, którą wykonałeś na komputerze, a plik jest tam dostępny. Natychmiastowe rozwiązanie to cliche – wyłącz i włącz ponownie. Jeśli to nie zadziała, oznacza to, że plik, nad którym pracowałeś na innym urządzeniu, nie został zsynchronizowany z OneDrive, tak jak powinien. Jest to znak, że inne urządzenie nie jest prawidłowo połączone z OneDrive, lub prostszy problem – nie jest połączone z internetem. Jeśli jest to problem z połączeniem internetowym, sprawdź swoje połączenie Wi-Fi lub ethernet i skontaktuj się z dostawcą internetu, jeśli to konieczne.
Jeśli nie jesteś prawidłowo połączony z OneDrive, musisz sprawdzić, czy masz zainstalowaną najnowszą wersję OneDrive na swoim komputerze, sprawdź połączenie z internetem i upewnij się, że pliki, które chcesz dodać, nie przekraczają limitów OneDrive. Istnieje również obejście tego problemu – możesz dodać pliki do OneDrive bezpośrednio przez stronę internetową. Wszystko, co musisz zrobić, to zalogować się na swoje konto OneDrive w przeglądarce internetowej i przeciągnąć pliki, które chcesz do folderu Dokumenty.
Problem z Office 365 nr 4 – Problemy z Microsoftem w przeglądarce Safari
Podczas pracy z Office 365 na Mac’u mogą wystąpić pewne problemy. Zwykle są one spowodowane funkcją w przeglądarce Safari o nazwie Inteligentna Prewencja Śledzenia (ITP). Aby rozwiązać ten problem z Office 365, musisz:
- Otworzyć Safari i przejść do Preferencje -> Prywatność
- Odznaczyć opcję „Zapobiegaj śledzeniu między witrynami”
- Przejść na teams.microsoft.com
Problem z Office 365 nr 5 – Problemy z aktualizacjami
Utrzymywanie produktów Microsoftu w aktualnym stanie jest prawdopodobnie najbezpieczniejszym sposobem na zapewnienie sobie pracy bez problemów. Aktualizacje Office 365 zapewniają Twojej organizacji lepsze środki bezpieczeństwa, ochronę przed złośliwym oprogramowaniem, poprawki błędów. Te aktualizacje również starają się rozwiązać wszystkie znane problemy z Office 365. Jeśli te aktualizacje nie są instalowane automatycznie, coś jest nie tak. Pierwszą rzeczą, którą powinieneś zrobić, to sprawdzić, czy Office 365 jest aktualny. Aby to zrobić, musisz otworzyć jedną z aplikacji Office 365, przejść do Plik -> Konto -> Opcje aktualizacji -> Aktualizuj teraz. Jeśli aktualizacje nie zostały zainstalowane, musisz je zainstalować samodzielnie.
Poniżej wymienię kilka rzeczy, które mogą powodować problemy z aktualizacją w Office 365.
Najprostszym problemem może być problem z połączeniem z internetem lub zapora sieciowa blokująca połączenia sieciowe. Istnieje możliwość, że obecna wersja Office 365 nie jest zgodna z Twoim systemem operacyjnym, ponieważ najnowsze aktualizacje Office 365 są zgodne tylko z Windows 10, ponieważ Microsoft zakończył wsparcie dla Windows 7 i Windows 8.
Narzędzia, które mogą pomóc Ci rozwiązać problemy z Office 365
Microsoft stara się zapewnić Twojej organizacji wszystkie narzędzia, które mogą być potrzebne, oferując również narzędzia do radzenia sobie z najczęstszymi problemami z Office 365 i innymi problemami, które mogą się pojawić w ich oprogramowaniu. Omówmy kilka z nich.
Asystent wsparcia i odzyskiwania Office 365
To narzędzie to samodzielna aplikacja, którą można zainstalować na komputerze. Przeprowadza wiele testów w zakresie konfiguracji i rozwiązywania potencjalnych problemów. Może rozwiązać wiele problemów z Office 365 samodzielnie. Kiedy nie może tego zrobić, program doradzi, jak sobie z nimi poradzić, udostępniając linki zawierające instrukcje.
Kondycja usług Office 365
Kondycja usług Office 365 to narzędzie online dostępne dla organizacji, dostępne tylko dla administratorów, w Centrum administracyjnym Office 365. Tam można zobaczyć możliwe problemy z Office 365 i porady, jak je rozwiązać.
Analyzer zdalnej łączności
Jak sugeruje nazwa tego narzędzia, Analyzer zdalnej łączności może identyfikować problemy z łącznością w Office 365. Te problemy mogą być przyczyną wielu problemów z Office 365, od desynchronizacji Outlooka po problemy z połączeniem z OneDrive. Narzędzie to może pomóc w wykryciu problemów poprzez przeprowadzenie testów dla wielu funkcji.
Narzędzie naprawcze Office 365
Kiedy myślisz o narzędziu wielofunkcyjnym do problemów z Office 365, powinieneś pomyśleć o narzędziu naprawczym Office 365. Jest to rozwiązanie do większości problemów z aplikacjami Office 365 zainstalowanymi lokalnie. Jest zdolne do naprawienia niemal każdego problemu, który może wystąpić podczas korzystania z aplikacji Office 365. Aby to zrobić, przejdź do Panelu sterowania -> Programy i funkcje. Wybierz Office 365 i kliknij napraw. Będziesz miał do wyboru szybkie naprawianie i naprawianie online. Chociaż naprawianie online może zająć trochę więcej czasu, oferuje ono bardziej rozbudowane funkcje rozwiązywania problemów.
Wsparcie Microsoft
Oczywiście nie możemy zapomnieć o ludziach z Microsoftu, którzy zawsze są gotowi pomóc Ci rozwiązać wszelkie problemy z Office 365, z którymi się borykasz. Dodatkowo, oto przewodnik Microsoftu, który pomoże Ci rozwiązać problemy z ich aplikacjami:
https://docs.microsoft.com/en-us/office365/troubleshoot/
Podsumowanie dotyczące problemów z Office 365
Kiedy korzystamy z oprogramowania firm trzecich, możemy napotkać pewne problemy – to jest oczywiste i normalne. Office 365 jest obecnie najpopularniejszą platformą SaaS (Software-as-a-Service) dla produktywności, ale nawet przy tej skali mogą wystąpić pewne problemy z Office 365. Wspomniane w tym artykule to tylko wierzchołek góry lodowej i dotyczą samego oprogramowania. Poważniejszy problem pojawia się, gdy mówimy o wszelkich zagrożeniach zewnętrznych, takich jak złośliwe oprogramowanie czy ransomware, które nie są tak łatwe do zapobiegania i łagodzenia. Aby upewnić się, że Twoje dane Office 365 są dostępne i można je odzyskać w każdej, nawet najbardziej niebezpiecznej sytuacji, upewnij się, że masz odpowiednią, bezpieczną i sprawdzoną kopię zapasową Microsoft 365 od zewnętrznego dostawcy. Xopero ONE Backup and Recovery for Microsoft 365 zapewnia ochronę danych, bezpieczeństwo i ciągłość działania Twojej firmy.