Możliwość łatwego przesyłania danych między użytkownikami jest kluczem do prowadzenia udanego biznesu. Dlatego każdy program, który to umożliwią daje Ci przewagę. Jednym z takich programów jest OneDrive dla firm od Microsoft. OneDrive dla firm to usługa przechowywania plików w chmurze, która umożliwia użytkownikom przechowywanie danych i dostęp do nich z dowolnego urządzenia, na którym się zalogują. Oferuje ona wiele funkcji, które poprawiają produktywność zespołu, umożliwiając użytkownikom udostępnianie plików i współpracę nad nimi w czasie rzeczywistym. Jednak wszystkie te zalety nie będą miały znaczenia, jeśli ktoś spoza firmy uzyska dostęp do konta użytkownika. W tym artykule przyjrzymy się bliżej zagrożeniom związanych z korzystaniem z OneDrive dla biznesu w Twojej firmie.
Dlaczego potrzebujesz backupu OneDrive?
Utrata urządzenia
Możliwość logowania i korzystania z danych przechowywanych w OneDrive na dowolnym urządzeniu zapewnia użytkownikom elastyczność pracy (tym bardziej w czasach pracy zdalnej) w dowolnym miejscu i czasie. Jednak ta wygoda wiąże się z pewnym ryzykiem – utratą urządzenia lub jego kradzieżą. Jeśli zagubione urządzenie wpadnie w niepowołane ręce, a osoba ta zdaje sobie sprawę z dostępu do danych biznesowych na tym urządzeniu, istnieje ryzyko naruszenia bezpieczeństwa danych, a w najgorszym przypadku do ich utraty.
Złośliwy pracownik
Niezadowolony pracownik może stanowić poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa danych w Twojej organizacji. Posiadając dostęp do danych przechowywanych w OneDrive oraz na innych urządzeniach, może łatwo usunąć te dane lub naruszyć zasady ochrony danych, w tym przepisy RODO.
Kradzież danych użytkownika
Hakerzy nieustannie prowadzą działania mające na celu pozyskanie poufnych danych uwierzytelniających. Od ataków malware, które zbierają dane od wewnątrz, po ataki phishingowe, w których użytkownicy nie są wystarczająco dobrze wyedukowani w zakresie bezpieczeństwa w internecie.W przypadku nieautoryzowanego dostępu do konta użytkownika OneDrive w Twojej firmie, może dojść do poważnych strat finansowych. Dodatkowo, haker może wykorzystać zhakowany folder OneDrive do przechowywania nielegalnych treści. Przejęcie danych uwierzytelniających do kont OneDrive, umożliwi hakerom dostęp do wszystkich aplikacji Microsoft 365, których używa Twoja firma, w tym Exchange (skrzynki pocztowe, kalendarze), Microsoft Teams lub SharePoint.
Opóźniona reakcja
Opóźniona reakcja na naruszenia bezpieczeństwa danych i ataki złośliwego oprogramowania stanowi poważny problem. Często zdarza się, że tego rodzaju incydenty zostają zauważone dopiero po pewnym czasie. Kiedy mamy do czynienia z ogromną liczbą plików i folderów dostępnych dla wielu użytkowników, trudno jest określić dokładny moment wystąpienia naruszenia, co oznacza, że mamy mniej czasu na wdrożenie odpowiednich środków bezpieczeństwa. A jeśli chodzi o atak ransomware – zwykle zdajesz sobie z tego sprawę, gdy zobaczysz żądanie okupu na swoim komputerze. Chcesz mieć w takim przypadku natychmiastowy dostęp do swoich danych, zapewnić ciągłość działania firmy i dostępność informacji? Odpowiedzią jest oprogramowanie do tworzenia kopii zapasowych innych firm, takie jak Xopero ONE, w tym OneDrive Backup!
Środki bezpieczeństwa OneDrive zapewnione przez Microsoft
OneDrive dla Firm, dostarczany przez Microsoft, stale podejmuje działania mające na celu zapewnienie maksymalnego bezpieczeństwa swoich usług. Firma chroni Twoje dane podczas ich przesyłania między klientami, a centrami danych za pomocą szyfrowania TLS (Transport Layer Security). Zezwala na dostęp do danych tylko przez bezpieczne połączenia, takie jak HTTPS.
Gdy Twoje pliki są przechowywane w chmurze, fizycznie znajdują się one w bardzo dobrze zabezpieczonych centrach danych. Infrastruktura jest zaprojektowana tak, aby zapewnić ciągłą pracę urządzeń sieciowych i serwerów – odpowiednie budynki i wnętrza, czujniki ruchu, generatory prądu, zasilacze awaryjne (UPS) oraz klimatyzacja, która utrzymuje odpowiednią temperaturę, wilgotność i czystość powietrza. Wszystko jest starannie utrzymywane przez specjalistów. Dodatkowo Twoje dane w spoczynku są szyfrowane za pomocą algorytmu AES256.
W przypadku wystąpienia jakichkolwiek problemów z usługą OneDrive, które wymagają interwencji ze strony wsparcia technicznego, Microsoft podejmuje środki mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych w trakcie całego procesu rozwiązywania problemu. Firma stosuje politykę „zero-standing access”, co oznacza, że inżynierowie nie mają domyślnego dostępu do usługi, chyba że jest to wyraźnie przyznane w odpowiedzi na konkretne zdarzenie, które wymaga rozszerzonego dostępu
Dodatkowo, w przypadku wykrycia oprogramowania ransomware lub złośliwego ataku, OneDrive automatycznie generuje alert. Usługa Windows Defender, wyposażona w mechanizm antymalware, skanuje pobierane dokumenty w czasie rzeczywistym w poszukiwaniu zawartości zgodnej z sygnaturami antywirusowymi.
Microsoft zapewnia również dodatkowe środki bezpieczeństwa w zakresie podejrzanej aktywności na Twoich kontach i zarządzania plikami w OneDrive. Usługa monitoruje i blokuje podejrzane próby logowania. Ponadto, w przypadku wykrycia nietypowej aktywności, takiej jak próba logowania z innego urządzenia lub lokalizacji, Microsoft wysyła powiadomienie e-mail, informujące o tym zdarzeniu.
Inne środki bezpieczeństwa, które możesz zastosować, aby zapewnić ochronę OneDrive
Pomimo dostarczanych przez Microsoft zabezpieczeń w OneDrive i innych usługach, nadal musisz edukować swoich użytkowników w zakresie bezpieczeństwa IT. Istnieje kilka zaleceń, które możesz przekazać swoim użytkownikom.
Ustawienie silnego hasła jest koniecznością, aby zapewnić bezpieczeństwo konta. Twoi użytkownicy nie powinni zapisywać haseł na kartce papieru, ponieważ może to umożliwić nieautoryzowanym użytkownikom dostęp do ich kont.
Innym skutecznym sposobem zabezpieczenia konta jest włączenie uwierzytelniania dwuskładnikowego. Ta dodatkowa warstwa ochrony pomaga chronić konta użytkowników, wymagając od nich podania dodatkowego kodu zabezpieczającego przy logowaniu na nowe urządzenia. Kod ten może być przekazywany użytkownikowi poprzez rozmowę telefoniczną, wiadomość tekstową lub aplikację autoryzacyjną, w zależności od preferencji użytkownika.
W przypadku gdy użytkownik utraci możliwość zalogowania się na swoje konto lub konto to zostało zhakowane, należy doradzić użytkownikowi dodanie informacji zabezpieczających takich jak: numer telefonu, alternatywny adres e-mail lub pytanie bezpieczeństwa. Te dodatkowe dane pozwalają użytkownikowi zweryfikować swoją tożsamość i przyspieszyć proces odzyskiwania dostępu do konta.
Jeśli Twoi użytkownicy korzystają z aplikacji mobilnej OneDrive, zalecamy włączenie szyfrowania na urządzeniach z systemem IOS lub Android. Pomaga to chronić pliki OneDrive, jeśli urządzenie przenośne zostanie zgubione, skradzione lub ktoś uzyska do nich dostęp. Na koniec upewnij się, że wszyscy w Twojej firmie mają odpowiednie oprogramowanie innej firmy, aby skutecznie tworzyć kopie zapasowe folderów i dokumentów OneDrive.
Backup OneDrive z Xopero ONE
Pomimo wszystkich dostępnych środków bezpieczeństwa istnieje ryzyko utraty danych, szczególnie w przypadku konieczności przywrócenia informacji sprzed dłuższego czasu, na przykład w przypadku awarii. Aby mieć pewność, że Twoje dane są dokładnie chronione, warto zastanowić się nad dodatkową warstwą ochronną. Doskonałym rozwiązaniem może być dedykowane narzędzie do tworzenia kopii zapasowych dla OneDrive. Kopie zapasowe gwarantują, że nawet jeśli coś stanie się z plikami przechowywanymi w OneDrive, masz możliwość ich natychmiastowego przywrócenia.
Xopero ONE Backup & Recovery dla Microsoft 365 (w tym backup OneDrive) zapewnia:
- Pełną kontrolę nad wersjonowaniem i retencją – pozwala łatwo dostosować ustawienia wersjonowania i przechowywania zgodnie z potrzebami. Przechowuj wszystkie wersje, określ liczbę kopii lub czas przechowywania danej kopii, aby zoptymalizować pojemność pamięci. GFS, FIFO – wybierz swój schemat rotacji.
- Wiele opcji odzyskiwania – niemal natychmiastowe odzyskiwanie wybranych plików lub całych systemów do oryginalnych lokalizacji. Skorzystaj z technologii Instant Disaster Recovery i szczegółowych funkcji odzyskiwania danych z różnych punktów w czasie dla różnych użytkowników.
- Miej oko na swoje dane – łatwo przeszukuj chronione konta według nazwy użytkownika, adresu e-mail i przeglądaj pliki, foldery lub wiadomości na tym koncie.
- Szyfrowanie z własnym kluczem szyfrującym – do zaszyfrowania Twoich danych używamy różnych zmian algorytmu AES. Czas potrzebny na wykonanie kopii zapasowej będzie się różnić w zależności od tego, czy wybrałeś szyfrowanie danych przy użyciu wersji algorytmu AES OFB 128, OFB 256 czy CBC 256.
i wiele więcej…