1). VERANTWORTLICHER
Der Verantwortliche für Ihre personenbezogenen Daten ist XOPERO SOFTWARE S.A. mit Sitz in Gorzów Wielkopolski, ul. Franciszka Walczaka 3, eingetragen im Unternehmerregister des Nationalen Gerichtsregisters unter der KRS-Nummer: 0000684240, NIP: 599-306-66-03, REGON: 080285693.
Kontakt-E-Mail: [email protected]
Telefon +48 95 740 20 40
2). DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER
Unser Datenschutzbeauftragter ist:
Tadeusz Koper E-Mail-Adresse: [email protected]
3). DATENSCHUTZRICHTLINIE
Dieses Dokument enthält die wichtigsten Informationen zu den Regeln für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten – gemäß den Anforderungen der Artikel 13 und 14 der DSGVO.
Die vollständigen Regeln, Verfahren und Praktiken sind in der Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten von XOPERO festgehalten, die unter folgendem Link abrufbar ist: https://xopero.com/data-protection-policy/
4). ZWECKE DER VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN
Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, die bei der Erstellung eines Benutzerkontos oder beim Abschluss eines Vertrags sowie während der Vertragslaufzeit erhoben wurden, für folgende Zwecke:
a) Abschluss und Erfüllung des Vertrags, einschließlich der Sicherstellung der Servicequalität (einschließlich Fehlerbehebung und Überprüfung der Korrektheit der Leistungen) – Rechtsgrundlage: Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, nachfolgend bezeichnet als: „Vertragserfüllung“;
Datenaufbewahrungszeitraum: die Dauer des Vertrags sowie der Abrechnungen nach seiner Beendigung;
b) Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten, insbesondere:
i. Ausstellen und Aufbewahren von Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen;
ii. Bearbeitung von Beschwerden innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen und auf die gesetzlich vorgeschriebene Weise;
iii. Aufbewahrung von Personal- und Lohnbuchhaltungsunterlagen innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen und in der gesetzlich vorgeschriebenen Form;
- Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO; nachfolgend bezeichnet als: „gesetzliche Verpflichtung“);
Datenaufbewahrungszeitraum: die Zeit, die zur Erfüllung von Verpflichtungen erforderlich ist, z. B. die Ausstellung einer Rechnung, oder der Zeitraum, für den Vorschriften uns zur Aufbewahrung von Daten verpflichten, z. B. steuerrelevante Daten, oder der Zeitraum, in dem wir bei Nichterfüllung einer Verpflichtung mit rechtlichen Konsequenzen rechnen müssen, z. B. der Erhalt einer Geldstrafe durch Behörden
c) Geltendmachung, Verteidigung und Verfolgung von Ansprüchen – Rechtsgrundlage: Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO; nachfolgend bezeichnet als: „berechtigtes Interesse“;
Datenaufbewahrungszeitraum: die Vertragslaufzeit, gefolgt von dem Zeitraum, nach dem Ansprüche aus dem Vertrag verjähren, und im Fall der Geltendmachung von Ansprüchen oder der Benachrichtigung zuständiger Behörden – für die Dauer dieser Verfahren;
d) Erkennung und Prävention von Betrug – Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse;
Datenaufbewahrungszeitraum: der Zeitraum, nach dem Ansprüche aus dem Vertrag verjähren;
e) Marketing – Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse;
Datenaufbewahrungszeitraum: die Vertragslaufzeit;
f) Erstellung von Berichten, Analysen und Statistiken für interne Zwecke; dazu gehören insbesondere Berichterstattung, Marktforschung, Planung der Dienst- oder Netzwerkentwicklung, Entwicklungsarbeiten an IT-Systemen sowie die Erstellung statistischer Modelle – Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse;
Datenaufbewahrungszeitraum: die Vertragslaufzeit und danach höchstens der Zeitraum, nach dem Ansprüche aus dem Vertrag verjähren;
g) Kundensupport, einschließlich Benachrichtigungen über Ausfälle, und Anpassung des Dienstes auf Basis von u. a. Daten zum genutzten Angebot oder bisher eingereichten Beschwerden – Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse;
Datenaufbewahrungszeitraum: die Vertragslaufzeit.
Für die oben genannten Zwecke (zusätzlich zum Zweck des „Abschlusses und der Erfüllung des Vertrags“ und der „gesetzlichen Verpflichtung“) führen wir Profiling durch, d. h. eine automatisierte Analyse Ihrer Daten und die Erstellung von Vorhersagen über Ihre Präferenzen oder Ihr künftiges Verhalten (z. B. bestimmen wir im Rahmen des Marketing-Profilings, welches Angebot Sie am meisten interessieren könnte).
Wenn Sie beispielsweise über eine Bank oder ein Zahlungsinstitut zahlen, erhalten wir Informationen darüber, welches Konto und welches Institut Sie für die Zahlung genutzt haben. Wir verarbeiten diese Daten, um zu prüfen, ob Sie die Zahlung korrekt durchgeführt haben, und bei Bedarf, um Rückerstattungen abzuwickeln (Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung), sowie zur Geltendmachung, Verfolgung und Abwehr von Ansprüchen und für die Erstellung von Statistiken und Analysen (Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse).
Wenn Sie der Nutzung Ihrer Daten zustimmen, bestimmt der Inhalt dieser Einwilligung den Zweck, für den wir diese Daten verarbeiten.
5). EINWILLIGUNG
Sofern die Nutzung Ihrer Daten nicht zur Vertragserfüllung, zur Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung oder auf Grundlage eines berechtigten Interesses erforderlich ist, bitten wir Sie möglicherweise um Ihre Einwilligung zu bestimmten Nutzungen Ihrer Daten.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen (dies berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Nutzung Ihrer Daten vor dem Widerruf).
6). ERFORDERLICHE DATEN
Zum Abschluss eines Vertrags müssen Sie Ihre Daten im Registrierungsformular für das Benutzerkonto oder im Vertragsformular angeben. Ohne diese Angaben erstellen wir kein Benutzerkonto für Sie und schließen keinen Vertrag ab.
Darüber hinaus können wir optionale Daten anfordern, die keinen Einfluss auf den Vertragsabschluss haben (wenn wir diese nicht erhalten, sind wir beispielsweise nicht in der Lage, Sie per E-Mail zu kontaktieren).
Während der Vertragslaufzeit und bei der Erbringung von Dienstleistungen erheben wir weitere Daten über Sie, einschließlich Informationen über Ihre Nutzung unserer Dienste, Geräte oder Website. Die Erhebung dieser Daten ergibt sich aus dem technischen Betrieb der von Ihnen genutzten Dienste.
7). DATENWEITERGABE
Wir übermitteln Ihre Daten an:
a) Stellen, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten und uns bei der Ausführung unserer Tätigkeiten unterstützen:
i. Agenten, Werbeagenturen und andere Vermittler, die am Verkauf von Dienstleistungen oder der Organisation von Marketingkampagnen beteiligt sind;
ii. Stellen, die IKT-Systeme betreiben oder IKT-Tools bereitstellen;
iii. Subunternehmer, die die Erbringung von Dienstleistungen unterstützen,
iv. Stellen, die unser Telekommunikationsnetz betreiben und warten;
v. Stellen, die uns Beratungs-, Consulting-, Prüfungs-, Rechts-, Steuer- und Buchhaltungsdienstleistungen erbringen, sowie Forschungsagenturen, die in unserem Auftrag tätig sind;
b) andere Verantwortliche, die Daten in eigener Verantwortung verarbeiten:
i. Stellen, die Post- oder Kurierdienste erbringen;
ii. Stellen, die Zahlungsaktivitäten abwickeln (Banken, Zahlungsinstitute);
iii. Stellen, die mit uns in Buchhaltungs-, Steuer- und Rechtsfragen zusammenarbeiten – soweit sie selbst zu Verantwortlichen werden;
8). AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGEN
Wir treffen automatisierte Entscheidungen, die wesentliche Auswirkungen auf Sie haben, in folgenden Situationen:
a) bei der Erstellung eines Kontos – wir entscheiden automatisch, ein Benutzerkonto anzulegen;
b) beim Abschluss eines Vertrags über das Formular auf unserer Website – wir treffen automatisierte Entscheidungen über den Vertragsabschluss oder die Bedingungen seines Abschlusses, seiner Verlängerung oder Erweiterung
c) Im Rahmen der Vertragsbedingungen können wir festlegen, dass das Erreichen oder Überschreiten von uns angegebener Schwellenwerte oder Limits (z. B. Datenübertragung) bestimmte Konsequenzen nach sich ziehen kann (z. B. Aussetzung des Dienstes oder dessen Betrieb unter anderen Bedingungen). Stellen unsere IT-Systeme fest, dass diese Schwellenwerte oder Limits erreicht wurden, wenden wir die festgelegte Lösung automatisch an;
d) Um Missbrauch unserer Dienste zu erkennen und darauf zu reagieren, treffen wir automatisierte Entscheidungen, um bestimmte ungewöhnliche Nutzeraktivitäten als nicht vereinbar mit der Art des Dienstes und den Vertragsbedingungen einzustufen.
e) Bei Zahlungsverzug können wir automatisch entscheiden, Ihre Nutzung unserer Dienste einzuschränken oder zu sperren.
9). ÜBERTRAGUNG UND STANDORT
Bei der Nutzung unserer über das Internet bereitgestellten Dienste verarbeiten wir Ihre Übertragungsdaten (bezüglich Verbindungen) und Standortdaten (bezüglich des Gerätestandorts).
Nach vollständiger Anonymisierung können wir Übertragungs- und Standortdaten für Zwecke der Statistik, Leistungsanalyse und Erweiterung unserer Dienste verarbeiten.
10). RECHTE
Sie können uns einen Antrag (bezüglich personenbezogener Daten) stellen für:
a) Berichtigung (Korrektur) von Daten;
b) Löschung von Daten, die ohne Rechtsgrundlage verarbeitet oder auf unseren Websites veröffentlicht wurden;
c) Einschränkung der Verarbeitung (Aussetzung von Datenvorgängen oder Nichtlöschung von Daten – gemäß dem eingereichten Antrag);
d) Zugang zu Daten (Informationen über die von uns verarbeiteten Daten und eine Kopie der Daten);
e) Übermittlung von Daten an einen anderen Verantwortlichen oder an Sie (im Rahmen des in Artikel 20 der DSGVO festgelegten Umfangs).
Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie einen schriftlichen Antrag persönlich in unserem Büro, per Post (Adresse am Anfang angegeben) oder über unseren Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten am Anfang angegeben) einreichen.
Um sicherzustellen, dass Sie berechtigt sind, einen Antrag zu stellen, bitten wir Sie möglicherweise, zusätzliche Informationen bereitzustellen, damit wir Ihre Identität überprüfen können.
Der Umfang jedes dieser Rechte und die Voraussetzungen für ihre Ausübung sind gesetzlich geregelt. Welche Rechte Sie ausüben können, hängt beispielsweise von der Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung und dem Zweck der Verarbeitung ab.
11). WIDERSPRUCHSRECHT
Unabhängig von den oben genannten Rechten können Sie der Verarbeitung Ihrer Daten (einschließlich Profiling) zu Direktmarketingzwecken jederzeit widersprechen. Nach Eingang eines solchen Widerspruchs sind wir verpflichtet, die Verarbeitung Ihrer Daten für diesen Zweck einzustellen.
In bestimmten Situationen können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (einschließlich Profiling) jederzeit widersprechen, wenn die Grundlage für die Datennutzung unser berechtigtes Interesse ist. Nach Prüfung Ihres Widerspruchs verarbeiten wir die betroffenen personenbezogenen Daten auf dieser Grundlage nicht mehr, es sei denn, wir weisen nach, dass: 1) zwingende berechtigte Gründe für die Verarbeitung vorliegen, die nach dem Gesetz Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder 2) Gründe für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bestehen.
12). BESCHWERDE
Sie haben das Recht, eine Beschwerde beim Präsidenten des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt.