Compliance mit gesetzlichen Anforderungen
In Microsoft 365 spielt der Nutzer als Dateneigentümer eine zentrale Rolle, wenn es um Datensicherung sowie die Einhaltung von Compliance- und gesetzlichen Anforderungen geht. Als Datenverarbeiter stellt Microsoft sicher, dass geeignete Maßnahmen ergriffen, regulatorische Kontrollen umgesetzt und Branchenzertifizierungen aktuell gehalten werden. Die Plattform bietet eingeschränkte Funktionen, um Unternehmen bei der Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen zu unterstützen. Eine davon ist die Litigation-Hold-Funktion, die Daten dauerhaft einfriert und so vor Löschung schützt. Der Nachteil dieser Lösung liegt im begrenzten Speicher von 100 GB – größere Unternehmen überschreiten dieses Limit daher wahrscheinlich schnell. Außerdem bezieht sich Litigation Hold nur auf aktuell vorhandene Daten und erfasst keine zuvor gelöschten Informationen. Gesetzliche Anforderungen, Compliance-Vorgaben und Zugriffsregelungen variieren je nach Branche und Land – so gelten in den USA beispielsweise der Sarbanes-Oxley Act von 2002 und die Federal Rules of Civil Procedure, während in der Europäischen Union die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) maßgeblich ist. Bußgelder, Strafen und Rechtsstreitigkeiten sind jedoch nahezu überall mit erheblichen Kosten verbunden.
Eine Drittanbieter-Backup-Lösung ist genau das, was Organisationen benötigen, um Daten so lange aufzubewahren, wie es erforderlich ist – sei es zur Erfüllung finanzieller Vorschriften, zur Bereitstellung von Beweismitteln in Rechtsstreitigkeiten oder zur Dokumentation der Nutzung von Verbraucherdaten.
